Un concepteur d'expérience de premier plan dit que la mise à niveau de vos réunions R …

Experience Designer Baya Voce aide les événements à créer l'inattendu.

Ryan Johnson

Baya Voce veut que vous soyez un leader plus courageux, et elle veut que vous commenciez par des réunions plus excitantes.

«Nous sommes tous allés à des rassemblements», m'a-t-elle dit, depuis son bureau à domicile à Austin. «Nous allons aux conférences, aux sommets, aux réunions. La plupart d'entre eux sont médiocres et oubliables. Nous rincons et répétons les formats périmés parce que c'est ce que nous voyons être fait, pas parce qu'ils fonctionnent pour créer des expériences significatives. Le problème, c'est qu'on ne nous a pas appris une autre façon. "

Voce, qui a commencé son entreprise en tant que designer d'expérience en 2012, a emprunté un chemin détourné vers sa passion actuelle. Commençant sa carrière en tant qu'intermédiaire et coach de rencontres, elle a organisé des mixers pour célibataires et des événements de speed dating. «Je savais que les gens voulaient se rencontrer, mais je ne savais pas ce que je faisais», a-t-elle déclaré. Elle a également obtenu un diplôme en cinéma, ce qui l'a plongée dans l'atmosphère de la narration.

Après avoir vécu à New York et ailleurs, elle est retournée à Salt Lake City où elle a grandi. Elle a réalisé qu’elle ne connaissait plus vraiment personne. Pour créer un nouveau réseau, elle a créé son propre événement appelé Secret SLC, un événement sur invitation uniquement avec une touche: personne ne saurait qui d'autre viendrait et ce qu'il allait faire jusqu'à quelques heures auparavant. Ils savaient seulement où se rencontrer et à quelle heure.

Ce fut un grand succès, et Voce a réalisé que créer des histoires et catalyser la surprise était un moyen de garantir aux gens une expérience mémorable.

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Avance rapide jusqu'à maintenant et Voce aide les entreprises à créer des conférences mémorables, des sommets clients et, oui, votre réunion du mardi après-midi.

En tant que leader, vous pouvez vous démarquer, a-t-elle dit, en créant des réunions auxquelles les gens veulent réellement assister. Elle a partagé ses meilleurs conseils:

Créez une expérience émotionnelle. Cela peut sembler difficile à faire lors de la réunion hebdomadaire du personnel, mais Voce prétend que c'est plus facile que vous ne le pensez. "Vous pouvez simplement demander à tout le monde de partager une victoire pour ce jour ou cette semaine." dit-elle. «Cela crée un sentiment optimiste. Ou vous pouvez faire un check-in rapide pour voir comment tout le monde se sent. Cela ne prendra que quelques minutes et crée une connexion immédiate. »

Le chef commence. Si vous allez faire quelque chose de vulnérable ou d’inhabituel, vous, en tant que leader, devriez commencer. Cela permet au leader de modéliser le comportement et de le rendre sûr pour tout le monde. "La vulnérabilité conduit à la connexion entre l'équipe, et ce sentiment dure bien au-delà de la réunion", a déclaré Voce. "Si vous continuez à faire cela, vous aurez une équipe qui se sent connectée et qui a une sécurité psychologique. La sécurité psychologique est la qualité clé qui fait la qualité d'une bonne équipe. »

Ayez un objectif clair. "Une partie de ce qui dicte ce que vous faites est pourquoi vous le faites", a déclaré Voce. "Si vous ne connaissez pas le but de la réunion, il est en fait difficile de faire quoi que ce soit de utile." Elle insiste également pour que vous creusiez plus profondément dans le but. «Si nous nous réunissons pour notre réunion de vente, vous pourriez penser que le but est simplement d'examiner le pipeline des ventes. Mais quel est le vrai but? Pourquoi ne faisons-nous pas cela uniquement par e-mail? "

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Voce a dit que si vous approfondissez, vous pourriez vous rendre compte que vous avez la réunion du pipeline de vente pour créer un rituel. Vous le faites tous les lundis. Vous le faites de la même manière à chaque fois. Vous pouvez élever votre objectif de liaison et de calibrage ensemble en équipe avant qu'ils ne se dispersent auprès de leurs clients. Peut-être que vous le faites pour aider les vendeurs à voir leur rôle dans l'image globale de l'entreprise. Si tel est votre objectif, vous concevez la réunion de vente banale pour y parvenir et vous obtiendrez probablement une réunion plus riche.

Lancez un défi. «Commencer par le ménage n'est pas vraiment intéressant. Commencer par les attentes n'enthousiasme pas les gens », a déclaré Voce. «Défiez les gens. Peut-être que les gens sont mal à l'aise – ce n'est pas mal. Cela peut être stimulant. » Un défi peut être aussi simple que de poser une question provocante au début de la réunion. Réfléchissez aux moyens de modifier le format de la réunion.

Changez l'environnement. Avouons-le: la plupart des réunions ont lieu dans des salles de conférence que personne ne confondrait avec des espaces inspirants. Changez-le en tenant la réunion à l'extérieur par une belle journée. Surprenez votre équipe en déjeunant dans un bon restaurant. Ou fournissez du papier et des crayons de couleur et demandez aux gens de dessiner l'état de leurs services. Lorsque vous changez de lieu ou rendez une partie de la réunion inattendue, vous obtenez l'attention et la concentration des gens d'une manière nouvelle.

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Tout se résume au courage, selon Voce. "Il est inconfortable de changer les choses lors d'une réunion. Il est plus facile de faire ce que nous avons toujours fait. Les dirigeants doivent avoir le courage d'essayer de nouvelles choses, de prendre des risques, voire d'échouer. »

Pensez aux réunions que vous dirigez actuellement. Que pouvez-vous faire pour les rendre plus engageants?

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Julien