Quand dois-je enregistrer mon entreprise dans un autre État

Les entreprises qui étendent leurs opérations au-delà des frontières de l'État peuvent être soumises aux exigences d'enregistrement du nouvel État ou de «qualification étrangère». Il est important que les propriétaires d’entreprises, les gestionnaires et les conseillers comprennent cette exigence, car il y a des pénalités si l’entreprise ne se conforme pas.

Sociétés nationales et sociétés étrangères

Une entreprise, qu'elle exerce ses activités en tant que société, LLC (société à responsabilité limitée) ou autre entité commerciale statutaire, est une société «nationale» dans un État – son état de constitution. Elle est considérée comme une entreprise «étrangère» dans tous les autres États. Les États ont le pouvoir d'interdire aux entreprises étrangères de faire des affaires à l'intérieur de leurs frontières à moins qu'elles ne respectent certaines conditions qu'elles jugent nécessaires. Et chaque État a profité de ce pouvoir en adoptant des dispositions de qualification étrangères dans ses lois sur les entités commerciales d'État.

Qu'est-ce que la qualification étrangère?

La qualification étrangère est la procédure par laquelle une société, une LLC ou une autre entité commerciale statutaire reçoit le pouvoir de faire des affaires dans un État autre que son état de formation. (Il est aussi parfois appelé «enregistrement»). L'entreprise paie des frais et dépose un document auprès du bureau de dépôt de l'entité commerciale de l'État. Le document est généralement connu comme une demande d'autorisation. Généralement, il s'agit d'un formulaire court qui demande certaines informations de base sur l'entreprise. Une fois qualifiée, l'entreprise sera soumise à quelques autres exigences de conformité, comme le maintien d'un agent enregistré et le dépôt d'un rapport annuel.

Constitutionnalité des dispositions relatives aux qualifications étrangères

Le droit constitutionnel des États de promulguer des lois de qualification étrangères a été établi il y a de nombreuses années dans Paul c.Virginie, 75 U.S.168, 8 Wall. 168 (1869), où la Cour suprême des États-Unis a déclaré qu'une société était une «simple création de la loi d'un État» et qu'elle n'avait «aucune existence légale au-delà des limites de la souveraineté où elle a été créée». Cela signifiait qu’un État pouvait refuser de reconnaître l’existence de sociétés d’un autre État lorsqu’elles exerçaient des activités à l’intérieur de ses frontières ou pouvait subordonner sa reconnaissance à la conformité des sociétés à certaines exigences. Le gouvernement fédéral conserve une certaine autorité constitutionnelle sur ces entités créées par l'État.

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La clause commerciale réserve au Congrès le pouvoir de réglementer le commerce interétatique. Les États ne peuvent pas promulguer de lois qui imposent un fardeau indu au commerce interétatique. Cependant, les lois des États qui réglementent de manière impartiale pour réaliser un intérêt public local légitime, et dont l'effet sur le commerce interétatique est purement accessoire, sont généralement respectées.

Trois principaux intérêts de l'État renforcés par l'exigence de qualification

  • Transparence. Une fonction importante remplie par l'exigence de qualification étrangère est d'exiger des entreprises étrangères qu'elles divulguent des informations les concernant aux fonctionnaires de l'État et aux citoyens qui peuvent interagir avec eux. Dans la plupart des États, ces informations sont partagées publiquement via la demande d'autorisation et le rapport annuel. Les sociétés étrangères sont tenues de maintenir à jour les informations contenues dans ces documents et peuvent être pénalisées si elles ne le font pas.
  • Faciliter le service de processus. Un autre intérêt important de l'État favorisé par les dispositions relatives à la qualification étrangère est la facilitation de la signification du processus. Les entreprises étrangères qualifiées sont tenues de nommer et de maintenir en permanence un agent enregistré et un siège social dans l'État. Sans cette exigence d'agent enregistré, les citoyens de l'État, en cours de service, devraient trouver un officier, un gestionnaire ou un autre agent ou employé autorisé par l'entreprise et la loi pour recevoir la signification du processus. Dans le cas d'entités commerciales étrangères, il peut être extrêmement difficile de trouver une bonne personne pour servir. L'exigence de qualification garantit qu'un agent sur place et un emplacement pour le service du processus peuvent être facilement trouvés.
  • Protéger les entreprises nationales. Les lois sur les qualifications étrangères permettent également aux États de s’assurer que les entreprises étrangères qui font des affaires dans l’État ne reçoivent pas un avantage indu par rapport aux entreprises nationales de l’État. Par exemple, si les sociétés nationales sont tenues de payer une taxe de franchise, de déposer des rapports annuels et de maintenir un agent enregistré alors que les sociétés étrangères effectuant des transactions commerciales dans l'État ne le sont pas, cela donnerait aux sociétés étrangères un avantage injuste.
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    Comment savoir si vous «faites des affaires» dans un autre État?

    Il y a des conséquences lorsqu'une société ou une LLC fait des affaires en dehors de son état (national) de formation. Il peut se trouver 1) soumis à une imposition par l'État, 2) soumis à la signification et à la notification dans l'État, ou 3) requis pour (étranger) se qualifier pour faire des affaires dans l'État.

    Le niveau d'activité commerciale qui constituera l'activité commerciale est différent pour chaque catégorie et varie selon les États.

    Bien qu'il puisse être difficile de déterminer si une entreprise «fait des affaires» à des fins de qualification, il existe quelques conseils, notamment si elle a un emplacement physique, des employés ou des contrats contraignants réguliers dans cet État. Pour plus d'informations sur ce qui est impliqué dans la qualification étrangère, lisez ce qui constitue faire des affaires dans un autre État.

    Quelles sont les sanctions pour ne pas enregistrer votre entreprise?

    Si une entreprise effectue des transactions dans un État sans avoir été qualifiée, elle peut être pénalisée par l'État. Souvent, une amende est infligée. En vertu de certaines lois de l'État, les personnes faisant des affaires pour le compte de l'entreprise non conforme peuvent également être condamnées à une amende.

    En outre, l’État peut empêcher l’entreprise d’intenter une action ou de poursuivre devant les tribunaux de l’État jusqu’à ce qu’elle se qualifie. C'est ce qu'on appelle une disposition de «fermeture des portes» et les États ferment les portes du palais de justice parce qu'ils ne pensent pas qu'une entreprise étrangère devrait bénéficier de l'aide des tribunaux d'un État pour faire valoir ses droits lorsqu'elle (a) viole la loi de l'État et (b) ne paie pas sa juste part.

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    Conclusion

    Les avantages de mener des activités commerciales à travers les États sont nombreux pour de nombreuses entreprises. Mais les obligations de conformité augmentent lorsque les entreprises élargissent leurs horizons. N'oubliez pas de respecter ces obligations, en particulier l'exigence de qualification étrangère.

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    Julien