Les services de paie coûtent-ils à votre petite entreprise un bras et un …

Lorsque vous avez des employés, vous devez disposer d'une méthode fiable pour le traitement de la paie, les retenues à la source et la tenue de registres précis. Il existe plusieurs façons d'exécuter la paie. Combien coûtent les services de paie?

Aperçu des tâches de paie

L'exécution de la paie est une partie obligatoire de la propriété d'une entreprise lorsque vous avez des employés. En quoi consiste la gestion de la paie?

En tant qu'employeur de petite entreprise, vous avez quelques obligations de paie. Vous devez ajouter de nouvelles embauches à votre liste de paie et tenir des registres organisés. Vous devez collecter différents formulaires pour les nouveaux employés pour exécuter la paie, comme le formulaire W-4 et le formulaire I-9.

À chaque période de paie, vous devez saisir les heures travaillées par chaque employé. Vous devrez garder une trace des heures supplémentaires effectuées ainsi que des vacances.

Une fois que vous savez combien d'heures vos employés ont travaillé pendant la période de paie, vous devez calculer le salaire brut. Ce n'est pas le montant que vous payez à l'employé. Le salaire brut est le montant de base avant de souscrire des retenues. Tout d'abord, vous devez déterminer les retenues sur la paie, qui comprennent les taxes et autres retenues (par exemple, les primes d'assurance).

Vous êtes responsable de retenir le montant exact du salaire de chaque employé pour la paie et les impôts sur le revenu. Les charges sociales comprennent les taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Vous payez également une partie équivalente des montants d’impôt que vous retenez sur le salaire d’un employé. Vous pouvez déterminer le passif d’impôt fédéral sur le revenu d’un employé en vous référant aux informations du formulaire W-4 et en utilisant la publication IRS 15.

Après retenue d'impôt et autres montants, vous pouvez verser à vos employés leur salaire net. Il s'agit du montant restant après avoir souscrit des retenues. Vous pouvez payer vos employés par dépôt direct, chèque, espèces ou même carte de paie.

Vos responsabilités ne sont pas terminées. Vous devez déposer des formulaires de paie et déposer les montants retenus sur la paie et l'impôt sur le revenu auprès de l'IRS en fonction de votre calendrier de dépôt. Et, vous devez payer la taxe FUTA, une taxe employeur uniquement pour le chômage fédéral.

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Cela vous semble écrasant? La gestion de la paie peut être très lourde, surtout lorsque vous devez également gérer votre petite entreprise. L'utilisation d'un service de paie peut atténuer une partie du stress qui accompagne la gestion de la paie pour votre petite entreprise.

Combien coûtent les services de paie?

La tarification des services de paie varie d'une entreprise à l'autre en fonction de facteurs tels que le nombre d'employés et les besoins de l'entreprise. Il n'y a pas de coût standard pour les services de paie, mais vous pouvez utiliser la recherche pour voir combien d'autres petites entreprises paient.

Le sondage de 2017 sur la fiscalité des petites entreprises de la National Small Business Association a interrogé les petites entreprises sur le coût des services de paie. Pour obtenir leurs résultats, la NSBA a sondé les propriétaires de petites entreprises dans différentes industries et localités. Les propriétaires de petites entreprises ont déclaré qu'ils dépensaient ce qui suit par mois pour les services de paie:

  • 1 $ – 50 $: 15%
  • 51 $ – 100 $: 19%
  • 101 $ – 500 $: 36%
  • 501 $ – 1000 $: 16%
  • 1001 $ – 5000 $: 10%
  • Plus de 5000 $: 6%
  • Selon la NSBA, un tiers des propriétaires de petites entreprises dépensent au moins 501 $ par mois en frais de services de paie.

    Le coût moyen des services de paie dépend de la façon dont vous exécutez la paie. Il existe trois façons d'exécuter la paie dans votre petite entreprise: vous pouvez embaucher un professionnel, le gérer à la main ou utiliser un logiciel. Le coût des services de paie de votre petite entreprise dépendra également de ce que vous devez faire.

    Embaucher un professionnel

    Embaucher quelqu'un est le service de paie le plus cher. Lorsque vous embauchez un professionnel, vous n'avez pas à vous soucier de la gestion de la paie. Au lieu de cela, vous transmettez toutes les informations et laissez votre professionnel faire le reste.

    Vous pouvez choisir d'embaucher un administrateur interne pour exécuter la paie, ou vous pouvez sous-traiter la paie à un comptable. Si vous embauchez un administrateur interne, vous devez ajouter cette personne à votre liste de paie et payer votre salaire.

    Avec un PEO (organisation professionnelle d'employeurs), vous remettez les informations de vos employés, abandonnant ainsi le contrôle de la paie. Le PEO devient votre co-employeur et gère la rémunération et les impôts en votre nom. Les services PEO peuvent facturer un pourcentage qui varie de 2% à 11% des salaires.

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    Gérer la paie à la main

    La gestion de la paie par vous-même est à première vue l'option la moins chère. Vous n'avez pas besoin d'utiliser un service de paie, ce qui vous permet d'économiser beaucoup d'argent. Mais, faire la paie à la main est la méthode la plus longue.

    Faire votre propre paie à la main peut également entraîner des erreurs. Les erreurs peuvent entraîner des pénalités ou même des frais juridiques pour votre petite entreprise, ce qui peut avoir un effet significatif sur vos finances.

    Lorsque vous exécutez la paie à la main, les coûts directs dont vous devez vous soucier dépendent de la façon dont vous payez les employés. Si vous payez des employés par dépôt direct, vous devrez payer des frais. Vous devrez peut-être payer des frais de transaction chaque fois que vous transférez de l'argent sur le compte d'un employé. Cela pourrait varier de 1,50 $ à 1,90 $ par transaction. Vous pourriez également faire face à des frais d'installation allant de 50 $ à 149 $.

    Si vous payez des employés par chèque, vous devez payer le coût du stock de chèques. Si vous imprimez des chèques, vous devez également payer le coût de l'encre.

    De plus, vous devrez créer un système de temps et de présence qui vous permettra de suivre les heures des employés. De plus, vous devrez retenir et déposer vos propres taxes, ce qui peut prendre beaucoup de temps.

    Utiliser un logiciel

    Combien coûte la paie si vous utilisez un logiciel? L'utilisation d'un logiciel est un bon compromis entre l'embauche d'un professionnel et la gestion manuelle de la paie, mais il n'y a pas de coût standard.

    Le coût des services de paie pour les petites entreprises peut varier selon le fournisseur de logiciels que vous utilisez. Certains fournisseurs de logiciels facturent par employé ou chaque fois que vous exécutez la paie. Pour les logiciels de paie en ligne, vous payez généralement des frais mensuels. Ces frais mensuels peuvent inclure le dépôt direct gratuit, ce qui vous permet d'économiser sur les frais de transaction chaque fois que vous exécutez la paie.

    Le coût de vos services de paie dépend également des types de fonctionnalités que vous souhaitez dans votre logiciel. La paie à service complet est plus chère que les systèmes de paie de base, car la paie fait plus, comme le dépôt des impôts en votre nom.

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    Patriot Software offre une paie de base en ligne facile à utiliser. Ou, optez pour notre paie à service complet et laissez-nous déposer les taxes en votre nom.

    De nombreux facteurs entrent dans le coût des services de paie des petites entreprises, alors assurez-vous de faire des recherches et de faire le tour avant de choisir un fournisseur de logiciels. Si possible, profitez d'essais gratuits et évitez de signer des contrats à long terme jusqu'à ce que vous soyez certain que le logiciel est le bon choix pour votre entreprise.

    Évaluer le coût des services de paie

    Alors, combien coûteront vos services de paie pour les petites entreprises? Avant de déterminer vos dépenses, n'oubliez pas que les éléments suivants affecteront vos coûts de services de paie:

  • Type de service de paie que vous utilisez
  • Nombre d'employés
  • Tâches nécessaires
  • Recherchez vos options avant de décider d'un service de paie.

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    Julien