Estimation des coûts de démarrage réalistes | Bplans

Cet article fait partie de notre Guide de démarrage d'entreprise — une liste organisée de nos articles qui vous permettront d'être opérationnel en un rien de temps!

Combien cela coûtera-t-il pour démarrer cette entreprise? Bien sûr, vous ne pouvez pas le savoir avec certitude, mais vous pouvez travailler avec des estimations raisonnables. Vous pouvez décomposer le problème en listes simples et parcourir les listes. C’est toujours une supposition, mais vous pouvez en faire une bonne supposition éclairée. Voici comment.

Les dépenses de démarrage sont les dépenses engagées avant le démarrage de l'entreprise. De nombreuses personnes sous-estiment les coûts de démarrage et démarrent leur entreprise de manière aléatoire et imprévue. Cela peut fonctionner, mais c'est généralement beaucoup plus difficile. L'estimation des coûts de démarrage réalistes est l'un des éléments clés de votre plan financier. Les clients se méfient des nouvelles entreprises avec une logistique de fortune, et vous ne pouvez pas comprendre comment gérer les coûts de démarrage avant de les calculer avec précision.

Quels sont les coûts de démarrage?

Vous devez savoir que les coûts de démarrage ne sont pas un concept financier universellement accepté ou soigneusement défini. Les comptables et les analystes ne sont pas d'accord.

À des fins de planification et de gestion, nous définissons les coûts de départ comme les dépenses que vous engagez et les actifs dont vous avez besoin avant de lancer l'entreprise.

Deux listes essentielles:

Les coûts de démarrage comprennent normalement les dépenses de démarrage et les actifs de démarrage:

  • Dépenses de démarrage: ce sont des dépenses qui se produisent avant de lancer et de commencer à générer des revenus. Par exemple, de nombreuses nouvelles entreprises engagent des dépenses pour les travaux juridiques, la conception de logo, les brochures, la sélection et l'amélioration du site de localisation et d'autres dépenses. Les dépenses de démarrage incluent également les dépenses telles que le loyer et la masse salariale qui commencent avant le lancement et se poursuivent à partir de ce moment.
  • Actifs de démarrage: les actifs de démarrage typiques sont les espèces (sous forme d'argent en banque au démarrage de l'entreprise) et, dans de nombreux cas, l'inventaire de départ. Les autres actifs de départ peuvent être des actifs courants ou à long terme, tels que du matériel, du mobilier de bureau, des véhicules, etc.
  • Solde en espèces à la date de début

    Les besoins de trésorerie sont une estimation du montant d'argent dont votre startup a besoin sur son compte courant au démarrage. En général, votre solde de trésorerie à la date de début correspond à l'argent que vous avez collecté en tant qu'investissements ou prêts moins l'argent que vous dépensez en dépenses et en actifs.

    Pendant que vous élaborez votre plan, surveillez vos projections de flux de trésorerie. Si votre solde de trésorerie tombe en dessous de zéro, vous devez augmenter votre financement ou réduire vos dépenses. De nombreux entrepreneurs décident qu’ils souhaitent collecter plus d’argent qu’ils n’ont besoin, de sorte qu’il leur restera de l’argent pour les imprévus.

    Cependant, bien que cela soit logique lorsque vous pouvez le faire, il est difficile d'expliquer cela aux investisseurs. Les investisseurs extérieurs ne veulent pas vous donner plus d'argent que vous n'en avez besoin, pour des raisons évidentes – c'est leur argent!

    Vous pouvez trouver des experts qui vous recommandent d’avoir un montant fixe, tel que six mois ou un an de dépenses, comme argent de départ. C'est bien dans le concept et ce serait génial pour la tranquillité d'esprit, mais c'est rarement pratique. Et cela interfère avec les estimations et dilue leur valeur.

    Pour une meilleure estimation de ce dont vous avez vraiment besoin comme solde de trésorerie de départ, vous calculez les dépenses déficitaires que vous encourrez probablement pendant les premiers mois de l'entreprise, après le lancement, du lancement jusqu'à ce que vous atteigniez un état d'équilibre mensuel dans lequel les revenus sont égal aux dépenses.

    La plupart des nouvelles entreprises prennent des mois et parfois même des années à partir de leur lancement jusqu'à ce point d'équilibre permanent. J'ai un exemple dans l'illustration ci-dessous. La startup en question estime avoir besoin de 25 708 $ en liquidités de démarrage pour couvrir les dépenses déficitaires de janvier à juin (c'est le nombre dans la colonne de mai pour le solde de trésorerie).

    De toute évidence, le monde réel n'est pas aussi fiable que les estimations préalables au lancement, donc le bon chiffre pour cette entreprise, à des fins de planification, est probablement de 30 000 $ ou plus. Mais même six mois de dépenses s'élèveraient à environ 240 000 $ (une estimation du globe oculaire basée sur la ligne de l'illustration appelée «total dépensé»). Ce genre d'argent en banque serait bien, mais généralement complètement inaccessible.

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    Les entrées dans le tableau sont toutes raisonnables estimées, basées sur l'expérience de l'industrie et des suppositions éclairées. Les lignes couvrent les intrants de base de l'analyse des flux de trésorerie: Premièrement, les paiements à recevoir des ventes au comptant et des ventes à crédit (qui sont appelés les paiements reçus ici). Deuxièmement, de l'argent à dépenser pour les dépenses d'exploitation et l'achat de stocks.

    Veuillez noter qu'il ne s'agit que d'un exemple d'analyse de flux de trésorerie. Il existe de nombreuses façons d'estimer les flux de trésorerie au cours des premiers mois d'une nouvelle entreprise. Voici une liste de nos meilleures ressources sur les flux de trésorerie.

    Conclusion: Pour cette entreprise, nous dirions qu'elle devrait avoir 35 000 $ en espèces à la banque comme l'un des actifs de départ. Cela est basé sur le solde négatif maximal estimé de 25 708 $, que vous pouvez voir ci-dessus dans la colonne de mai de la ligne du bas, solde de trésorerie.

    En théorie, ce solde de trésorerie négatif maximum est le montant nécessaire en tant que trésorerie initiale. Cependant, puisque tous les chiffres de ce type d'analyse sont estimés, ce serait une erreur de donner le nombre exact – 25 708 $ trop d'importance. Même si cela semble exact dans la feuille de calcul, ce n'est qu'une supposition éclairée.

    Ainsi, un entrepreneur chevronné arrondirait cela et en ajouterait davantage, car les prévisions ne sont jamais tout à fait exactes. Ainsi, dans la feuille de calcul de démarrage suivante, ci-dessous, les besoins de trésorerie de départ sont estimés à 35 000 $. Ce nombre respecte les projections, mais fait preuve de prudence.

    Le timing est important

    Pré-lancement par rapport aux opérations normales

    Avec notre définition des coûts de départ, la date de lancement est le point déterminant. Les dépenses de loyer et de paie avant le lancement sont considérées comme des dépenses de démarrage. Les mêmes dépenses après le lancement sont considérées comme des dépenses d'exploitation ou courantes. Et de nombreuses entreprises encourent également des dépenses salariales avant le lancement, car elles doivent embaucher des personnes pour se former avant le lancement, développer leur site Web, leurs étagères, etc.

    Le même point de définition affecte également les actifs. Par exemple, les montants en stock achetés avant le lancement et disponibles au lancement sont inclus dans les actifs de départ. Les stocks achetés après le lancement affecteront les flux de trésorerie et le bilan; mais n'est pas considéré comme faisant partie des coûts de départ.

    Le mois de lancement est souvent le premier mois de l'exercice de l'entreprise

    L'établissement d'un exercice budgétaire standard joue un rôle dans l'analyse. Le code fiscal américain permet à la plupart des entreprises de gérer les impôts en fonction d'un exercice, qui peut être une série de 12 mois, pas nécessairement de janvier à décembre.

    Il peut être pratique d'établir l'année fiscale comme commençant le même mois que l'entreprise démarre. Dans ce cas, les coûts de démarrage et le financement de démarrage correspondent à l'exercice – et ils surviennent avant le lancement et le début du premier exercice opérationnel. Les transactions préalables au lancement sont déclarées comme une année d'imposition distincte, même si elles se produisent en quelques mois, voire un mois. Le dernier mois de la période de pré-lancement est donc également le dernier mois de l'exercice.

    Dépenses contre actifs

    De nombreuses personnes peuvent être déroutées par la distinction comptable entre les dépenses et les actifs. Par exemple, ils souhaitent enregistrer la recherche et le développement en tant qu’actifs au lieu de dépenses, car ces dépenses créent la propriété intellectuelle.

    Cependant, la législation comptable et fiscale standard est stricte sur la distinction:

  • Les dépenses étant déductibles du revenu, elles réduisent le revenu imposable.
  • Les actifs ne sont pas déductibles des revenus.
  • Ce qu'une entreprise dépense pour acquérir des actifs n'est pas déductible des revenus. Par exemple, l'argent dépensé pour l'inventaire n'est pas déductible en tant que dépense. Ce n'est que lorsque l'inventaire est vendu, et devient donc le coût des marchandises vendues ou le coût des ventes, qu'il réduit le revenu.

    En règle générale, les entreprises souhaitent maximiser les déductions sur les revenus en tant que dépenses, et non actifs, car cela minimise la charge fiscale. Dans cet esprit, les propriétaires d'entreprise et les comptables chevronnés voudront toujours comptabiliser l'argent dépensé pour le développement comme des dépenses et non comme des actifs.

    C'est généralement bien mieux que de comptabiliser ces dépenses en tant qu'achat d'actifs, tels que des brevets ou des droits sur des produits. Les actifs paraissent mieux dans les livres que les dépenses, mais il y a rarement une corrélation claire et évidente entre l'argent dépensé en recherche et développement et la valeur marchande de la propriété intellectuelle. Les entreprises qui considèrent le développement comme un actif générateur peuvent souvent se retrouver avec des actifs largement surévalués et des états financiers douteux.

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    Une autre idée fausse commune concerne le matériel passé en charges. L'Internal Revenue Service des États-Unis permet d'appeler un montant limité d'achats d'équipement de bureau des dépenses, pas l'achat d'actifs. Vous devriez vérifier auprès de votre comptable pour connaître les limites actuelles de cette règle.

    Par conséquent, le matériel passé en charge profite de l'allocation. Une fois que votre entreprise a épuisé l'allocation, les achats supplémentaires doivent être portés à l'actif et non aux dépenses. Ce traitement indique également la préférence générale pour les dépenses par rapport aux actifs, lorsque vous avez le choix.

    Pourquoi vous ne voulez pas capitaliser les dépenses:

    Parfois, les gens veulent traiter les dépenses comme des actifs. Ironiquement, c'est généralement une mauvaise idée, pour plusieurs raisons:

  • L'argent dépensé pour acheter des actifs n'est pas déductible d'impôt. L'argent dépensé pour les dépenses est déductible.
  • La capitalisation des dépenses crée le danger de surestimer les actifs.
  • Si vous avez capitalisé la dépense, elle apparaît dans vos livres comme un actif. Avoir des actifs inutiles dans les livres comptables n'est pas une bonne chose.
  • Deux façons de planifier les coûts de démarrage

    J'ai travaillé avec deux méthodes pour estimer et planifier les coûts de départ.

    La plus traditionnelle, que j'appelle la méthode des feuilles de calcul, implique des feuilles de calcul distinctes pour les coûts de démarrage et le financement de démarrage.

    Le plus innovant, que nous utilisons dans notre logiciel LivePlan, simplifie avec des estimations glissantes pour les dépenses, l'achat d'actifs et le financement pour gérer les flux de trésorerie comme un continuum, avec des coûts de départ brouillés dans l'équation des flux de trésorerie et n'étant pas spécifiquement mis à part.

    La méthode traditionnelle: feuille de calcul de démarrage

    La méthode traditionnelle utilise une feuille de calcul de démarrage, comme indiqué dans l'illustration ci-dessous, pour planifier votre financement initial. L'exemple ici est pour un magasin de vélos au détail. Il comprend des listes de dépenses de démarrage en haut à gauche, les actifs de démarrage en bas à gauche et le financement de démarrage à droite.

    Les coûts de démarrage totaux dans cet exemple sont de 124 650 $, la somme des dépenses (3 150 $) et des actifs (121 500 $) nécessaires avant le déjeuner. Le plan de financement, à droite, montre que la propriétaire prévoit investir 25 000 $ de son propre argent et 99 650 $ en prêts. Les prêts comprennent un prêt à long terme de 70 000 $ et d'autres prêts, dont un crédit commercial de 17 650 $, un billet de 2 000 $ et d'autres dettes courantes (probablement des dettes de carte de crédit) de 10 000 $.

    Remarquez le solde ici. Un côté montre les coûts de démarrage et l'autre montre d'où viendra l'argent.

    Notez également que les actifs comprennent 35 000 $ en espèces et en compte bancaire. Cette estimation, dans cet exemple, provient de l'exemple ci-dessus, qui calcule avoir besoin de 25 708 $ en espèces initiales. L'entrepreneur estime à la place 35 000 $ pour disposer d'un tampon.

    N'oubliez pas non plus que la feuille de calcul concerne ce qui se passe avant le lancement. Il n'inclut pas les ventes en cours, les coûts, les dépenses, les actifs et le financement après le lancement.

    Cet exemple de feuille de calcul indique une dépense estimée à 3 150 $ avant le démarrage. C'est la perte au démarrage, ce qui signifie que ces dépenses peuvent être déduites des revenus ultérieurement, à des fins fiscales. La perte au démarrage a semblé mauvaise en surface, mais le fait d'avoir des dépenses à déduire des impôts futurs réduit les factures fiscales. C’est tout à fait normal. C’est aussi une bonne chose.

    La méthode LivePlan: estimations consolidées

    LivePlan propose une manière différente et probablement plus intuitive d'estimer les coûts de démarrage. La principale différence entre LivePlan et les méthodes traditionnelles est que les estimations commencent lorsqu'une entreprise commence à dépenser plutôt que lorsqu'elle se lance et commence à générer des revenus. Il n'y a pas de division entre la date de lancement et les dépenses de pré-lancement. Il n'y a donc pas de table de démarrage spécifique.

    Par exemple, dans l'exemple de plan d'entreprise Soupe là-bas, les revenus commencent en avril, mais les dépenses commencent en janvier. Comme vous pouvez le voir dans l'illustration ci-dessous, ce démarrage estime les dépenses de démarrage à 11 500 $, dont 4 000 $ chacune en janvier et mars plus 3 500 $ en mars.

    Et, dans le bilan, vous pouvez voir que les projets de démarrage nécessitent 30 000 $ en investissement de trésorerie initial, dont 21 375 $ sont laissés à la fin de la période de démarrage. Les fondateurs ont dépensé 11 500 $ en dépenses de démarrage. De ce montant, ils doivent 2 875 $ en créditeurs. L'argent restant est donc le résultat d'avoir commencé avec 30 000 $ et dépensé 8 625 $ jusqu'à présent.

    Et le solde de 2 875 $ en créditeurs prend la somme des dépenses jusqu'à 11 500 $. Notez également que ces dépenses déductibles créent une perte au démarrage de 11 500 $. (Pour voir comment ces mêmes chiffres s'afficheraient dans la méthode traditionnelle, lisez la section suivante.)

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    Et comment estimez-vous, avec la méthode LivePlan? Commencez par les revenus, les coûts et les dépenses (y compris la paie). Ajoutez des actifs. Et ensuite, résolvez le problème de trésorerie qui en résulte en ajoutant du financement, y compris des prêts et des investissements.

    Par exemple, voici à quoi ressemblait le bilan de Soupe là-bas avant que les fondateurs ajoutent investissement, prêts et inventaire:

    Voyez-vous le problème là-bas? Un plan d’affaires n’est pas réalisé tant que le solde de trésorerie prévu n’est pas supérieur à zéro à tout moment. Sinon, les chèques rebondissent, la banque est en armes et l'entreprise en difficulté.

    Ainsi, les fondateurs, au fur et à mesure qu'ils élaborent leur plan, entrent et sortent d'abord de l'argent du projet, et à partir de là, ils peuvent estimer le montant du financement, y compris l'investissement, dont ils ont besoin pour que cela fonctionne.

    Réconcilier les deux méthodes

    Quelle est la différence entre les deux méthodes? L'illustration suivante montre à quoi ressemblerait la feuille de calcul de démarrage traditionnelle dans le plan Soup There It Is. Le plan commencerait en avril, pas en janvier. Et ce que la méthode LivePlan montre comme se produisant de janvier à mars est consolidé dans la feuille de calcul de démarrage. Voyez si vous pouvez voir ces chiffres dans le bilan prévisionnel de la méthode LivePlan ci-dessus.

    Si vous préférez la méthode de feuille de calcul de démarrage traditionnelle, mais que vous travaillez avec LivePlan, vous devez définir votre date de début en avril et non en janvier; et vous définiriez l'investissement du propriétaire (en financement) à 30 000 $. Vous utiliseriez l'option des soldes de départ dans LivePlan pour définir les soldes de départ à 21 275 $ en espèces, – 11 500 $ en bénéfices non répartis (la perte au démarrage) et 2 875 $ en comptes créditeurs de départ.

    Types de financement de démarrage

    Bien sûr, le financement de démarrage ne fait pas techniquement partie de l'estimation des coûts de départ; mais dans le monde réel, pour commencer, vous devez estimer les coûts de départ et déterminer le financement de démarrage afin de les payer.

    Je vous recommande de jumeler le problème des coûts de départ avec le financement de départ.

    Voici vos principales options:

  • L'investissement est ce que vous ou quelqu'un d'autre mettez dans l'entreprise. Il finit comme capital versé au bilan. C'est le concept classique de l'investissement des entreprises, prendre possession d'une entreprise, risquer de l'argent dans l'espoir de gagner de l'argent plus tard.
  • Les créditeurs sont des dettes qui deviendront des créditeurs au bilan. Généralement, cela signifie une dette de carte de crédit. Ce nombre devient le solde de départ de votre bilan.
  • L'emprunt courant est la dette standard, l'emprunt auprès des banques, la Small Business Administration ou tout autre emprunt courant.
  • Les autres passifs courants sont des passifs supplémentaires sans frais d’intérêt. C'est là que vous accordez des prêts à des fondateurs, à des membres de votre famille ou à des amis. Soit dit en passant, nous ne recommandons pas de prêts sans intérêt pour le financement, mais lorsqu'ils se produisent, c'est là qu'ils vont.
  • Les passifs à long terme sont des dettes à long terme ou des prêts à long terme.
  • Que vous utilisiez la méthode LivePlan ou la méthode traditionnelle pour estimer vos coûts de démarrage, assurez-vous d'avoir pris en compte tous les aspects de votre entreprise et inclus les coûts associés.

    Il peut être utile de parler à un mentor en entreprise ou à quelqu'un d'autre qui a démarré une entreprise dans le même secteur, si vous n'êtes pas sûr d'avoir pensé à tout de suite.

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    Julien