Dépenses mensuelles courantes à inclure dans un budget

Vous démarrez une nouvelle entreprise? N'oubliez pas ces dépenses courantes mensuelles ou occasionnelles dans votre budget et votre planification fiscale.

Pourquoi la budgétisation et la planification fiscale sont importantes

Les deux tâches financières les plus importantes d'un propriétaire d'entreprise sont la budgétisation et la planification fiscale. La budgétisation, en particulier la surveillance des flux de trésorerie, empêche votre entreprise de dépenser trop et d'avoir des problèmes avec les paiements.

La planification fiscale a deux objectifs: vous empêcher d'avoir des paiements inattendus au moment de l'impôt et maintenir vos impôts au minimum – légalement, bien sûr, grâce à des stratégies d'évasion fiscale.

Bien que différents types d'entreprises aient des dépenses différentes, voici une liste des dépenses d'entreprise les plus courantes que la plupart des entreprises doivent payer. Lisez la liste pour être sûr de ne manquer aucune de ces dépenses.

Le point clé de cet article: plus vous pouvez prendre de dépenses professionnelles, plus vos revenus d'entreprise sont bas et plus vos impôts commerciaux sont bas. Mais vous devez pouvoir prouver ces dépenses.

Pourquoi vous devez prouver vos dépenses commerciales

Pour déduire ces dépenses dans votre déclaration de revenus d'entreprise, vous devez être en mesure de prouver qu'il s'agit de dépenses d'entreprise légitimes. Vous ne pouvez pas déduire vos dépenses personnelles aux fins de la taxe professionnelle. Assurez-vous de conserver d'excellents dossiers. Je vais vous indiquer les endroits où vous aurez besoin de documentation supplémentaire.

Coûts de l'emplacement

Chaque entreprise a besoin d'un endroit pour fonctionner, et il y a presque toujours un coût pour l'emplacement. Il peut s'agir d'une hypothèque sur un immeuble ou d'un loyer sur un bureau ou un espace commercial loué, ou d'une partie du coût de l'espace dans votre entreprise à domicile.

Examinons en détail certains coûts mensuels de localisation:

Hypothèque: Si vous êtes propriétaire d'un immeuble et que vous avez une hypothèque sur cet immeuble, les intérêts sur l'hypothèque sont déductibles. La propriété elle-même est un actif qui est amorti (c'est-à-dire que le coût d'achat est étalé dans le temps.)

Bail de construction: Si vous louez un immeuble ou un espace commercial pour votre entreprise, vous pouvez déduire tous les coûts associés à la location.

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Emplacement de l'entreprise à domicile: Si vous avez une entreprise dans votre maison, vous pouvez déduire certains des coûts de la maison, en fonction de l'espace utilisé à la fois régulièrement et exclusivement à des fins commerciales.

Si vous avez un petit espace de bureau dans votre maison, vous pourrez peut-être utiliser un calcul simple pour obtenir le coût de cet espace et le mettre dans votre déclaration de revenus d'entreprise.

Services publics, téléphone et dépenses informatiques: Si vous louez ou possédez un immeuble commercial, votre entreprise doit payer le coût des services publics: électricité, gaz, eau, égout et autres services de la ville comme le ramassage des ordures. Si vous louez un emplacement, certains de ces coûts peuvent être inclus dans votre loyer.

N'oubliez pas les coûts des téléphones portables et des lignes Internet informatiques.

Équipement, mobilier et machinerie

Vous pouvez déduire le coût d'achat de meubles de bureau, d'étagères de vente au détail, de machines et, fondamentalement, de tout ce que vous avez dans votre entreprise et qui dure plus d'un an. Ce sont les immobilisations. Le coût des actifs est étalé sur plusieurs années; c'est ce qu'on appelle la dépréciation. C'est un sujet compliqué et un professionnel de la fiscalité devrait vous aider à vous y attaquer. Pour l'instant, sachez simplement que vous devez conserver de bons registres sur les coûts d'achat de ces actifs, y compris la configuration et la formation sur leur utilisation.

Certains équipements que vous achetez pour votre entreprise sont considérés comme des biens répertoriés, une catégorie IRS spéciale qui vous oblige à séparer les frais professionnels et personnels.

Véhicules et frais de conduite

Si vous achetez une voiture ou un camion pour votre entreprise, le coût est amorti, comme les autres actifs décrits ci-dessus. Pour être disponible pour la déduction pour amortissement, le véhicule doit être conduit au moins 50% du temps à des fins professionnelles. Gardez de très bons dossiers sur celui-ci; c'est l'un des trois principaux problèmes majeurs d'un audit d'entreprise IRS.

Autres services et dépenses d'entretien

Les autres services que la plupart des entreprises engagent sont les coûts d'entretien des installations, de l'équipement et de l'entretien général du bâtiment. Les entreprises ont également des coûts de tonte de pelouse, de déneigement et d'autres coûts externes.

Vous devrez garder une trace des montants que vous payez pour des services externes tels que les services de conciergerie, les services professionnels ou l'assistance Internet. Si vous payez une personne 600 $ ou plus au cours d'une année, vous devez fournir à cette personne un formulaire 1099-MISC et déposer ce formulaire auprès de l'IRS.

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Assurances des entreprises

Chaque entreprise a besoin de plusieurs types d'assurance. Par exemple, vous aurez besoin d'une assurance dommages / responsabilité civile pour couvrir les événements catastrophiques (comme les incendies et le vandalisme) et la négligence générale. Vous devriez également avoir une assurance contre les interruptions d'activité, qui paie si vous ne pouvez pas utiliser votre emplacement commercial pendant une période de temps.

De plus, vous pourriez avoir besoin d'une assurance spécialisée, comme une assurance contre les fautes professionnelles ou la responsabilité du fait des produits. L'assurance invalidité pour vous et les autres employés clés est également une bonne idée pour la plupart des entreprises.

Salaires, traitements, charges sociales et avantages sociaux

Vous devrez payer les employés selon le système de paie que vous avez configuré, y compris les avantages sociaux et les charges sociales. Vous voudrez peut-être chercher une entreprise de paie pour vous aider avec toutes les complexités de ce système.

Les avantages sociaux sont une dépense d'entreprise légitime. Voici une liste des avantages sociaux déductibles par votre entreprise.

Fournitures et autres dépenses de bureau

Chaque mois, vous devrez probablement reconstituer les fournitures, y compris les fournitures et le matériel de bureau et les fournitures spéciales nécessaires à votre type d'entreprise. Vous devrez peut-être tenir un inventaire des fournitures si vous en avez beaucoup.

Honoraires professionnels

Établissez une catégorie pour les honoraires professionnels, y compris ceux payés à votre avocat, CPA / conseiller fiscal et autres consultants professionnels. Vous ne payez peut-être pas ces personnes chaque mois, mais prévoyez de l'argent dans cette catégorie au cas où.

Dans de nombreux cas, vous devrez également remettre à ces professionnels un formulaire 1099-misc, comme décrit ci-dessus.

Paiements de prêt et de location

Les paiements mensuels sur les prêts, les marges de crédit et les baux devraient être inclus dans vos dépenses d'entreprise. Gardez une trace des intérêts sur ces prêts à des fins fiscales.

Frais de publicité et de marketing

Incluez les coûts mensuels de la publicité, y compris le marketing des médias sociaux et d'autres activités de marketing et de promotion, telles que les annonces dans les journaux, les panneaux d'affichage et la publicité en ligne. Vous pouvez inclure ici les frais de maintenance Web ou les placer sous les frais de bureau.

Frais d'association des clubs d'affaires

Les frais pour votre adhésion à une association professionnelle ou à un groupe d'entreprises doivent être inclus ici, ainsi que les publications professionnelles. Vous ne pouvez pas déduire les coûts des clubs sociaux (comme les country clubs), mais uniquement ceux qui sont directement nécessaires à votre entreprise.

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Frais de voyage

Pour ces dépenses, vous devrez:

  • Les inclure dans votre liste mensuelle des dépenses à des fins budgétaires et
  • Gardez de bons dossiers pour montrer l'objectif commercial de chacun pour le temps fiscal.
  • Frais de repas d'affaires: Vous ne pourrez déduire que 50% de ces coûts, mais gardez des registres détaillés et incluez-les de toute façon dans votre budget et vos taxes. Les frais de divertissement d'entreprise ne sont plus déductibles (2018 et suivants).

    Dépenses fiscales

    Vous devrez mettre de l'argent de côté pour payer des impôts sur le revenu en envoyant des paiements d'impôt estimatifs trimestriels. Ces paiements doivent inclure votre estimation des impôts sur le travail indépendant (sécurité sociale et assurance-maladie pour les travailleurs indépendants), les taxes sur l'emploi (taxes pour les employés) sont déductibles. Les impôts sur le revenu fédéraux ne sont pas déductibles, mais les autres impôts sont des dépenses d'entreprise déductibles.

    Frais divers

    N'oubliez pas d'inclure un montant pour les dépenses diverses dans votre budget et votre planification fiscale. Vous ne savez jamais ce qui pourrait arriver et vous aurez besoin d'argent pour payer des dépenses imprévues.

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    Julien