Comment un cabinet d'avocats a appris la manière difficile de toujours planifier à l'avance

La mise à l'échelle est passionnante, mais de nombreux facteurs doivent être pris en compte.

Comment allons-nous former de nouveaux employés?

À quoi ressemble le processus d'intégration?

Où tout le monde devrait-il s'asseoir?

Pour les entreprises à croissance rapide, un manque de planification peut conduire à l'embarras.

C’est ce qui s’est passé avec Stewart Guss et son cabinet d’avocats. Plus de deux décennies en affaires, son entreprise a eu besoin de «pics» de recrutement. Mais il admet qu'il ne s'est pas correctement préparé à l'endroit où ces nouveaux employés prendraient place chaque jour. La situation est devenue si grave que l'entreprise a envisagé le partage de bureaux ou même les bureaux à plusieurs niveaux «dans le style de lits superposés». Guss et son équipe se sont prononcés contre le look de «caserne sous-marine», mais la situation leur a enseigné une leçon que chaque entreprise devrait garder à l'esprit lors de sa croissance. Il explique plus loin dans les Q&R ci-dessous.

Dites-moi ce que fait votre entreprise.

Je suis le fondateur et propriétaire de Stewart J. Guss, Injury Accident Lawyers, un cabinet d’avocats qui concentre sa pratique dans les domaines des blessures corporelles et des délits de masse. Pour la plupart, nous représentons des gens pour les accidents de voiture et de camion, les cas de responsabilité civile des locaux et pour les réclamations impliquant des choses telles que les drogues dangereuses et les appareils médicaux.

À quel moment vous êtes-vous développé et à quoi ressemblait cette croissance?

Mon entreprise a commencé avec juste moi, un pratiquant solo sans personnel, opérant à partir d'un bureau de 12 'x 12'. Ma première expérience avec l'extension et les contraintes d'espace remonte à près de 20 ans lorsque j'ai embauché mon premier membre du personnel. Je n'avais pas d'espace autre que mon bureau de 144 pieds carrés, alors j'ai dû aller à Office Depot et trouver le plus petit bureau qu'ils ont vendu pour que je puisse le glisser dans le coin de la pièce! Nous sommes progressivement passés à plus de 120 employés dans sept bureaux dans plus de trois États, mais la majorité de mon personnel travaille à partir de nos bureaux d'entreprise dans la banlieue nord-ouest de Houston.

Ma première expansion majeure a eu lieu quelques années seulement après avoir embauché mon premier employé, lorsque j'ai acheté le bail du centre exécutif dans lequel j'étais (environ 2 700 pieds carrés). J'ai été extrêmement chanceux en ce sens que j'ai pu conserver la plupart des autres locataires afin d'aider à défrayer les dépenses, et lorsqu'ils sont partis (principalement par attrition), le moment a généralement coïncidé avec le besoin de plus de personnel. À ce titre, j'ai pu progressivement élargir mon personnel sans «manger» le coût total d'un bail de 2 700 pieds carrés chaque mois. Il s'agit d'une leçon précieuse, en particulier pour les propriétaires d'entreprise dont les entreprises sont en croissance et qui envisagent d'acheter un immeuble avec des locataires existants. Bien gérée, cette stratégie peut vraiment aider à gérer les coûts pour les entités en croissance!

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«Je sens que je suis passé du ventre sombre d'un 18ème siècle navire de commerce à un élégant, moderne paquebot."

Qu'est-ce qui a mal tourné lorsque vous avez évolué?

Pendant très longtemps, en ce qui concerne la planification de l'espace, nous avons toujours été réactifs plutôt que proactifs. Comme nous nous sommes retrouvés avec des besoins en personnel, nous nous sommes concentrés (myope donc) sur le processus d'embauche plutôt que sur l'espace de travail et l'usine physique.

Comment les choses se sont-elles détériorées?

À un moment donné, nous avions du personnel de divers départements devant prendre un bureau dans un département complètement indépendant simplement en raison d'un manque de planification. Comme je l'avais mentionné, à un moment donné après avoir embauché plusieurs nouveaux employés à la fois, nous avons dû les faire travailler dans notre salle de conférence. Avoir ma salle de réunion en verre du sol au plafond magnifiquement conçue ressemblant à un Starbucks était notre dernier réveil!

Comment avez-vous résolu le problème?

Au niveau de la direction et de la direction, dès que nous avons vu la possibilité de devoir augmenter le personnel à l'horizon, nous nous sommes assurés que la préparation d'un espace adéquat était la première chose abordée, bien avant le recrutement réel. Cela est nécessaire car la construction et la préparation du site, même si elles sont effectuées de manière accélérée, prendront au moins 30 à 60 jours. Notre principal «remède» à ce problème est de nous assurer que la planification physique de l'usine et de l'espace est la première chose que nous abordons lorsque nous cherchons à réaliser une autre expansion. Pendant trop longtemps, c'était la dernière chose dont nous avons discuté, souvent aussi tard que lorsque les nouvelles recrues étaient assises dans ma salle de réunion avec leurs ordinateurs portables et leurs lattes devant eux!

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D'où vous est venue l'idée du correctif?

Il n'y avait pas de véritable «révélation» ici pour notre solution, sauf lorsque nous avons atteint le «fond» avec les nouvelles recrues travaillant dans notre salle de conférence principale. Finalement, mon chef d'entreprise s'est simplement injecté dans chaque discussion sur l'expansion et les besoins en personnel. Son mantra de "Grand, mais où les mettons-nous?" a commencé comme une blague, mais est en fait devenu l'un des éléments clés de la planification.

Stewart Guss est le fondateur de Injury Accident Lawyers.

À quoi ressemblent les choses maintenant que vous avez corrigé le problème?

Aujourd'hui, nos espaces physiques d'usine et de bureaux sont grands, efficaces, efficaces et beaux. Nous occupons actuellement environ 25 000 pieds carrés dans notre siège social, avec plusieurs divisions sur trois des quatre étages de l'immeuble que nous occupons actuellement. Avec l'accueil au premier étage et les litiges au quatrième, nous hébergeons la plupart de nos services internes de traitement et d'assistance au deuxième étage, où je garde également mon bureau. Tous nos services sont regroupés pour une interaction simple et efficace.

Bien que nous utilisions les redoutables «cabines d'entreprise» pour une grande partie de notre personnel, nous nous sommes assurés de les rendre surdimensionnées et confortables. Nous avons également payé assez cher pour avoir la plupart des parties supérieures de nos cabines en verre, de sorte que nos espaces de travail se sentent ouverts et décrochés tout en permettant une atténuation du bruit et la vie privée des employés. Nous veillons à ce que les départements concernés soient hébergés les uns à côté des autres, et nous nous efforçons d'avoir nos espaces communs ouverts, aérés et agréables. À bien des égards, au cours des 20 dernières années, j'ai l'impression d'être passé du ventre sombre d'un navire de commerce du XVIIIe siècle à un paquebot élégant et moderne – un véritable changement à 180 degrés!

Qu'avez-vous appris de cette expérience que les autres chefs d'entreprise doivent savoir?

J'ai ce que je pense être deux bons conseils en ce qui concerne la mise à l'échelle et la croissance de votre entreprise et de votre personnel. Tout d'abord, aussi dur qu'il semble trouver le temps, faites de votre mieux pour planifier à l'avance. Planifiez bien, allez-y! Regardez vos prévisions de croissance, et oui, soyez excités, mais n'oubliez pas de vous poser la question de mon chef d'entreprise: "Génial. Mais où allons-nous les mettre? "

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Mon prochain conseil, en particulier si vous débutez et prévoyez une croissance régulière, est le suivant: essayez de trouver une solution où vous pouvez évoluer dans le temps et «amortir» toute augmentation des dépenses. Par exemple, en sous-louant des bureaux individuels dans notre premier bail, nous avons pu gérer nos charges de loyer en compensant les revenus locatifs de nos sous-locataires. Une solution similaire pourrait bien sûr également être déployée si vous achetez un immeuble plus grand que vos besoins immédiats. N'oubliez pas de faire attention à la rédaction de vos baux pour vos sous-locataires et d'expliquer votre stratégie afin de ne pas vous enfermer dans l'espace dont vous avez besoin avec le temps.

Élargis est une série d'interviews hebdomadaires de Inverse avec des entrepreneurs. Ils partagent comment presque tout s'est mal passé pendant la croissance de leur entreprise – et comment ils l'ont réparé.

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Julien