Comment payer la taxe de vente pour les petites entreprises

Si vous êtes comme la plupart des propriétaires de petites entreprises, les rapports sur la taxe de vente vous ont probablement mis en colère à un moment ou à un autre.

Nous ne sommes pas surpris. Le calcul précis de la taxe de vente peut être un processus incroyablement complexe. Pire encore, commettre une erreur comme ne pas produire ou ne pas payer vos impôts à temps peut avoir de graves conséquences financières (et parfois légales).

Pour aggraver les choses, chaque État et certaines localités des États ont leurs propres exigences fiscales. Au total, il y a 45 États et des milliers de petites régions (pensez aux villes ou aux comtés) aux États-Unis qui facturent la taxe de vente. Chacun est différent en ce qui concerne le montant que vous devez collecter lorsque vous devez déposer et le type de documents que vous devez conserver.

Il suffit de vous faire repenser pourquoi vous avez décidé de créer une entreprise en premier lieu. Mais n'ayez crainte. Dans cet article, nous tenterons de démystifier le problème et de vous montrer comment payer la taxe de vente pour les petites entreprises.

Commençons.

Qu'est-ce que la taxe de vente?

Avant de commencer, assurons-nous que nous sommes tous sur la même page. Selon Investopedia, «une taxe de vente est une taxe à la consommation imposée par le gouvernement sur la vente de biens et services. Une taxe de vente conventionnelle est prélevée au point de vente, perçue par l'entreprise et répercutée sur le gouvernement. »

Vous êtes responsable du paiement des taxes de vente à toute localité (qui perçoit une taxe de vente) dans laquelle votre entreprise a un lien fiscal. Nexus est un mot de fantaisie qui signifie essentiellement présence. Selon les réglementations de la localité, cela peut être une présence physique comme un magasin ou un bureau, un employé, un affilié ou une autre existence. Si votre entreprise a un lien dans différentes localités, cela peut se compliquer rapidement. Dans ces situations, nous vous recommandons de travailler avec un fiscaliste ou un logiciel fiscal pour vous aider à résoudre votre cas particulier.

Il est important de noter que contrairement à d'autres pays, aux États-Unis, il n'y a pas de taxe de vente fédérale, donc tout est collecté au niveau de l'État et au niveau local. Franchement, c'est pourquoi le processus est compliqué. Dans de nombreux cas, ce n'est pas aussi simple que d'augmenter une taxe de vente d'un État. Votre entreprise peut également avoir besoin de collecter des taxes au niveau local, généralement pour une ville ou un comté, et parfois pour les deux.

Laissez-moi expliquer. Si un commerçant est situé à New York, la taxe de vente totale qu'il doit percevoir est de 8,875%. Cependant, ce taux total comprend trois taux plus petits:

  • New York City utilisation locale et taux de taxe – 4,5%
  • Taux de taxe de vente et d'utilisation de l'État de New York – 4%
  • Supplément du district métropolitain de transport de banlieue – 0,375%
  • N'oubliez pas que ce qui précède n'est qu'un exemple. Comme nous l'avons déjà dit, chaque état et localité est différent. Vous devrez travailler avec les autorités fiscales de votre état et localité pour identifier le taux d'imposition que votre entreprise doit percevoir.

    Comment commencer à percevoir la taxe de vente?

    Dans cette section, nous vous expliquerons les étapes importantes requises pour percevoir et payer la taxe de vente pour votre petite entreprise.

    Obtenez votre permis de taxe de venteDans la plupart des cas, la première chose à faire est d’aller sur le site Web du ministère du Revenu ou de l’agence fiscale de votre État et de vous inscrire à votre permis de taxe de vente. Ce document est ce qui vous permet légalement de collecter, de signaler et de payer la taxe de vente dans votre état et dans d'autres localités. Vous devez terminer cette étape avant de commencer à faire des affaires dans un État.

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    Pour terminer ce processus, vous aurez également besoin de votre numéro d'identification d'employeur fédéral, ainsi que d'autres informations essentielles sur votre entreprise et ses propriétaires. Gagnez du temps en confirmant et en rassemblant les informations dont vous aurez besoin pour obtenir votre permis de taxe de vente avant de commencer le processus de demande.

    Calculez votre taux de taxe de venteL'étape suivante consiste à déterminer le taux d'imposition réel que votre entreprise devra percevoir auprès des clients. Vous devriez également pouvoir obtenir ces informations auprès du ministère du Revenu ou de l'agence fiscale de votre état. Il est important de noter que ces taux changent fréquemment, c'est donc quelque chose dont vous aurez besoin pour rester au top. Sinon, vous risquez de percevoir trop ou trop peu de taxe de vente, ce qui vous posera des problèmes sur toute la ligne.

    Si votre entreprise a une présence physique dans plusieurs États et localités, vous devrez certainement collecter la taxe de vente pour chacun. Encore une fois, si vous êtes dans ce genre de situation, vous voulez au moins travailler avec un fiscaliste ou un logiciel de comptabilité comme QuickBooks. Cela vous facilitera beaucoup la vie.

    Déterminer quels produits sont taxablesIl y a de fortes chances que tous les produits vendus par votre entreprise ne soient pas imposables, et ne soient pas tous imposés au même taux. De plus, et cela varie d'un État à l'autre, mais souvent, les articles «nécessaires à la survie» ne sont pas taxés ou ont des règles fiscales différentes de celles des achats standard. Les articles nécessaires à la survie comprennent généralement l'épicerie, les médicaments sur ordonnance et, dans certains États, les vêtements. Encore une fois, assurez-vous de vérifier les règles de votre état, car il y a probablement des nuances à cela. Souvent, ces articles sont simplement taxés à un taux inférieur, ou seuls les articles inférieurs à une valeur spécifique ne sont pas taxés.

    Si vous vendez à des revendeurs, ces ventes sont également souvent exonérées de taxes. Cependant, vous devrez vous assurer que le client dispose d'un certificat ou d'une licence de revendeur valide. Vous devrez également conserver des enregistrements précis de ces transactions, y compris des photocopies de tous les certificats de revendeur, pour vous protéger en cas d'audit.

    Commencer à collecter la taxe de venteUne fois que votre entreprise est établie avec votre ministère du Revenu ou l'administration fiscale, vous êtes prêt à commencer à percevoir la taxe de vente. Vous devez confirmer que votre caisse enregistreuse, votre point de vente et / ou d'autres systèmes sont configurés avec le ou les taux de taxe appropriés. La plupart des États exigent également que vous montriez aux clients le montant de la taxe qu'ils paient sur une ligne distincte du reçu. Étant donné que cela est si courant, la plupart des registres et des systèmes de point de vente sont configurés pour cela, mais vous voudrez confirmer que cela fonctionne en exécutant quelques transactions de test.

    Pour faciliter la déclaration et le paiement de la taxe de vente, il est recommandé de conserver un compte bancaire distinct pour les taxes que vous avez collectées. Cela vous aidera à garder une trace du montant d'argent que vous devez au gouvernement. Il a également mis en place un contrôle qui garantira que l'argent de la taxe de vente ne sera pas accidentellement utilisé pour payer une autre dépense d'entreprise. Cela permet également de prévenir le vol, en particulier si vous limitez l'accès au compte.

    Tenir des registres et déclarer la taxe de venteLa plupart des États exigeront que votre entreprise dispose d'une forme quelconque de tenue de registres, qu'elle soit physique ou numérique. Ces enregistrements doivent garder une trace de chaque transaction de vente et noter les informations essentielles telles que le montant de la vente, ainsi que le montant de la taxe de vente que vous avez collectée. Selon les exigences de tenue de registres de votre état ou localité, vous pouvez également être tenu de conserver des copies originales des reçus, du ruban de caisse enregistreuse ou d'autres documents de vente originaux.

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    Bien que ces exigences puissent sembler strictes, elles vous aideront avec une autre obligation commune: la déclaration des impôts. De nombreux États exigent que vous fassiez régulièrement rapport sur la taxe de vente que vous avez collectée, en plus de payer cette taxe à l'État et / ou à la localité. Heureusement, des enregistrements détaillés peuvent rationaliser ce processus et éviter la probabilité d'une erreur ou d'un écart.

    Payer la taxe de venteLa dernière pièce du puzzle est de soumettre une déclaration et de payer vos taxes de vente. Dans de nombreux États, vous devez payer au minimum chaque trimestre, mais si vous effectuez des transactions à un volume suffisamment élevé, vous devrez peut-être payer sur une base mensuelle. Tout comme vos impôts sur le revenu, il est essentiel que vous produisiez et effectuiez des paiements à temps pour éviter les pénalités.

    Comment fonctionne la taxe de vente avec ShopKeep

    Maintenant que vous comprenez les bases de la manière dont la taxe de vente fonctionne, examinons la façon dont vous configureriez et paieriez la taxe de vente avec ShopKeep.

    Configurer votre taux de taxeLa première chose que vous voudrez faire après avoir déterminé votre taux de taxe de vente est entrée dans ShopKeep comme taux par défaut. C'est un processus rapide et facile qui ne prend que quelques secondes. Devez-vous facturer des taxes à des taux différents pour différents articles? Aucun problème! Vous pouvez créer différents groupes de taxes et en affecter un à chacun de vos articles. Comparé à la tenue de livres manuelle ou à l'utilisation d'une caisse enregistreuse, cela rend la collecte des taxes de vente beaucoup plus facile pour le propriétaire de l'entreprise, surtout lorsque vous devez facturer des taxes à des taux différents.

    Organisez vos produits en groupes fiscauxMaintenant que vous avez ajouté votre taux de taxe par défaut et créé des groupes de taxe supplémentaires si vous devez facturer des taux différents pour différents articles, la prochaine chose à faire est d'ajouter des articles au groupe de taxe approprié. Cela garantit que le taux de taxe correct est appliqué lorsqu'un caissier ajoute un article à une commande, évitant ainsi toute erreur. Si vous travaillez à travers ce processus pour un grand nombre d'éléments, vous pouvez également les affecter en bloc via un fichier CSV.

    Une fois que vos articles sont correctement attribués, vous pouvez rester tranquille. La taxe de vente que vous avez sélectionnée pour chaque article est automatiquement appliquée à chaque vente de cet article, sans travail supplémentaire de votre part.

    Rapports sur la taxe de vente avec ShopKeepPour vous faciliter la vie, ShopKeep comprend désormais un rapport Ventes par groupe de taxes. Ce rapport permet de voir facilement le total des ventes taxables, des ventes non taxables, une estimation de la taxe de vente due et une ventilation des taxes estimées par groupe fiscal pour votre entreprise sur n'importe quelle période.

    Au lieu que le propriétaire de l'entreprise doive calculer manuellement ces informations pour vos rapports et vos retours, vous les avez maintenant disponibles en un instant. Cela facilite beaucoup l'estimation de la taxe. Si vous avez besoin de plus de granularité, vous pouvez filtrer le rapport par plage de dates ou par groupe de taxes pour accéder aux données que vous souhaitez voir. Vous pouvez également l'exporter sous forme de fichier CSV pour une analyse plus approfondie avec un tableur.

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    Il est important de garder à l'esprit que, quel que soit le logiciel ou les autres méthodes que vous utilisez pour garder une trace de votre taxe collectée et de la taxe due, à la fin de la journée, vous êtes responsable du paiement de la taxe en fonction de vos ventes taxables et du taux ( s) fixé par votre administration fiscale. Il est courant que le montant de la taxe de vente que vous avez collecté soit un peu plus ou moins que ce que vous calculez en fonction de vos ventes taxables totales. Ce n'est pas une erreur, mais simplement un artefact d'arrondi des différences entre l'ajout d'une taxe sur les transactions individuelles et le calcul à partir de votre total pour le mois, l'année ou le trimestre.

    Enfin, veuillez noter que ce rapport n'est aussi précis que les taux que vous avez configurés dans les paramètres du groupe de taxes dans BackOffice. Les taux d'imposition changent fréquemment et nous vous recommandons de vérifier les valeurs avant de déposer une taxe auprès de votre administration fiscale.

    Comment la taxe de vente est calculée dans ShopKeepPour vous aider à mieux comprendre ce rapport, nous voulions également vous donner un aperçu du mode de calcul de la taxe de vente dans ShopKeep.

    ShopKeep calcule la taxe de vente au niveau de l'article, puis arrondit ce montant à deux décimales. Sur la base de recherches approfondies, nous sommes convaincus qu'il s'agit du moyen le plus précis de calculer les taxes pour nos marchands. Pour en savoir plus, consultez cet article que nous avons rassemblé sur la taxe au niveau des articles et au niveau des transactions.

    Il convient de noter que ShopKeep s'intègre également à QuickBooks. Cette intégration peut également vous aider à déclarer les taxes de vente, en particulier si vous avez plusieurs emplacements dans plusieurs localités différentes, ce qui entraîne des taux de taxe différents pour chacun.

    Pour résumer

    Voilà, tout ce que vous devez savoir sur la façon de percevoir, de déclarer et de payer la taxe de vente en tant que propriétaire d'une petite entreprise. De plus, vous comprenez maintenant l'efficacité et la précision que l'utilisation d'un système de point de vente comme ShopKeep peut ajouter à votre entreprise, surtout quand il est temps de percevoir et de payer votre taxe de vente.

    Ryan Gilmore

    En tant que responsable du marketing de contenu entrant chez ShopKeep, le système de point de vente pour iPad classé n ° 1, Ryan Gilmore utilise sa vaste expérience dans la technologie des petites entreprises pour créer du contenu éducatif qui aide les commerçants à gérer et à développer leurs entreprises plus efficacement.

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    Julien