3 façons dont les PME peuvent apprendre de 2019 et prendre une décision informatique plus intelligente …

Avec 2019 clairement dans le rétroviseur, nous sommes nombreux à réfléchir à l'année précédente et à évaluer où nous pouvons nous améliorer. De même, les PME devraient adopter la même approche lorsqu'il s'agit d'examiner la performance de leur entreprise.

Pour réussir dans l'économie ultra-compétitive d'aujourd'hui, les PME doivent évaluer leurs dépenses informatiques en 2019 et leur impact sur leur organisation, puis élaborer un plan pour 2020. À cette fin, j'ai examiné les plus grandes erreurs que nous avons vues les PME faire l'année dernière. et j'ai utilisé mes conclusions pour formuler trois recommandations clés qui les aideront à mieux se préparer pour l'avenir.

# 1: Développer un plan informatique avec la croissance en tête

Nous connaissons tous cette célèbre citation de Benjamin Franklin: «Si vous ne planifiez pas, vous prévoyez d'échouer.» Alors, pourquoi continuons-nous à éviter la planification, en particulier en ce qui concerne la stratégie informatique de votre entreprise? Certes, regarder toutes les options disponibles peut donner l'impression d'essayer de boire dans un tuyau d'incendie de grande puissance. Mais faire un plan en vaut la chandelle. Il suffit de le décomposer et de le prendre un achat à la fois.

La plupart des PME avec des budgets limités n'achètent que ce dont elles ont vraiment besoin pour le moment – que ce soit quelques ordinateurs portables dans la boutique informatique locale ou un serveur d'un fournisseur réputé – mais sans stratégie ni plan à long terme en place. Ce qu'ils ne voient pas, c'est que finalement il sera difficile de gérer un méli-mélo de produits.

Comment est-il devenu ingérable? Généralement, c'est parce que les ordinateurs et les programmes ne sont pas cohérents les uns avec les autres, ou que la société n'a pas de protocoles de sécurité standard installés, pour ne citer que quelques problèmes courants. Autrement dit, il n'y a pas de méthode à la folie. Et, même si cela peut fonctionner pendant une courte période de temps, à un moment donné, un plan informatique et un cadre de base doivent être mis en place. Sinon, cela continuera d'être un cercle vicieux d'incompatibilités, de correctifs, de bandages et de solutions à court terme. Pourquoi ne pas bien faire les choses en premier lieu?

Lorsqu'un plan informatique est correctement en place, vous constaterez peut-être que vous achetez toujours les mêmes produits, matériels et services, mais la différence est que chaque ordinateur portable est configuré de la même manière, en utilisant les mêmes outils, logiciels et protocoles, et chaque serveur sera acheté avec un cadre existant et futur à l'esprit.

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La question suivante que j'entends généralement est: "comment créer un plan ou une stratégie informatique?" Si votre équipe informatique interne n'a pas la bande passante ou les compétences nécessaires pour mettre en place un plan, envisagez d'utiliser un fournisseur de services gérés qui peut vous guider tout au long du processus. Un partenaire MSP comprend comment développer un plan informatique qui est pertinent maintenant et, plus important encore, dans cinq ans. Ils savent comment aligner la technologie sur vos objectifs commerciaux pour créer de la valeur et assurer l'utilisation la plus intelligente et la plus efficace de votre budget technologique. Et, vous constaterez que s’ils veulent un partenariat avec vous, ils garderont votre budget à l’esprit et chercheront constamment ce qui est dans le meilleur intérêt de la croissance à long terme de l’entreprise.

# 2: Faire de la sécurité une priorité et avoir un plan de sauvegarde

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Selon la Small Business Administration des États-Unis, en 2018, 58,9 millions de petites et moyennes entreprises aux États-Unis employaient près de la moitié (47,5%) de la main-d'œuvre du pays. Et ils étaient la cible de deux sur trois de tous les cybercrimes. Il n'est donc pas surprenant que la sécurité soit dans l'esprit de tous les propriétaires de PME de nos jours. Mais que font les PME à ce sujet?

Bien que vous ne puissiez pas éliminer complètement la possibilité d'une cyberattaque ou d'une violation de données, vous pouvez prendre des mesures qui réduiront le risque et vous aideront à vous protéger de manière proactive contre les dommages potentiels. De toute évidence, la première étape consiste à examiner votre sécurité informatique et à vous assurer que vous disposez des solutions les plus récentes.

Tout comme la première recommandation, celle-ci comprend également la planification. Assurez-vous que vous disposez d'un plan de sauvegarde afin que votre organisation ne se retrouve pas dans une situation critique et doive négocier des données ou l'accès à votre réseau. Il y a beaucoup d'histoires d'horreur au sujet de la suppression de petites entreprises parce que des ransomwares les ont frappées, et elles n'avaient aucune sorte de solution de sauvegarde ou de récupération en place.

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Alors, quelle est la meilleure solution? Il n'y a pas qu'une seule bonne réponse. Chaque entreprise aborde la sécurité différemment, mais la première étape reste la même: mettre en place une équipe solide. Cela implique d'identifier exactement qui au sein de votre organisation sera impliqué dans vos efforts de protection et de sécurité des données. N'oubliez pas qu'il est important d'inclure des membres de l'équipe de tous les domaines de votre organisation. Cela permettra une meilleure compréhension globale des besoins et des vulnérabilités sous tous les angles. Cependant, assurez-vous de désigner un leader et de préciser qui dirige le spectacle. Si vous ne pouvez pas vous permettre de consacrer les personnes et les ressources nécessaires à vos efforts de sécurité, envisagez de travailler sur un budget pouvant accueillir un consultant ou une entreprise en cybersécurité.

# 3: Profitez des services abordables basés sur le cloud et sur abonnement

L'année dernière, nous avons vu trop de PME liées par des accords de licence perpétuels. Dans certains cas, la licence peut être très coûteuse et peut amener l'organisation à conserver les versions héritées des programmes longtemps après la fin de leur cours. Cela peut entraîner des performances médiocres et des vulnérabilités de sécurité. Mais la plupart des PME ne peuvent pas simplement acheter de nouveaux logiciels en un rien de temps. Alors, quelle est la solution?

Une tendance que nous avons vue prendre forme l'an dernier et qui, nous l'espérons, se poursuivra en 2020 est le passage aux services par abonnement. Les solutions cloud qui, à une époque, n'avaient de sens financier que pour les grandes entreprises sont désormais abordables et très accessibles aux PME. Et attendez… ils viennent avec un paiement mensuel, plutôt qu'un engagement annuel ou pluriannuel. Encore mieux, cela donne également accès à des outils plus récents et plus robustes que la plupart des utilisateurs avant la souscription, et les mises à jour seront automatiquement intégrées tout au long de l'année.

Un exemple de service d'abonnement que de nombreuses PME adoptent est Microsoft Office 365. Il combine les avantages de la technologie cloud avec la base traditionnelle des offres de logiciels sur site, permettant aux applications Office d'être disponibles sur de nombreux ordinateurs ou appareils avec un espace de stockage sur Microsoft. OneDrive. Et, quel que soit l'appareil sur lequel ils s'exécutent, les fichiers sont accessibles à tout moment et en tout lieu. En faisant en sorte que chaque employé, dans chaque bureau, utilise exactement la même version d'Office, la productivité est considérablement améliorée, car tout le monde dispose désormais d'un ensemble de fonctionnalités communes.

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Des offres d'abonnement similaires sont également disponibles, de QuickBooks pour la comptabilité à Salesforce ou Microsoft Dynamics pour CRM, et toutes sont faciles à installer sur un réseau. Les autres avantages des services d'abonnement basés sur le cloud incluent des économies sur les coûts d'infrastructure, une disponibilité maximale et une gestion centralisée des applications.

Avec un plan en place, vous ne regarderez que les services par abonnement dont votre PME a vraiment besoin, plutôt que d'ajouter un programme ici ou là à un ordinateur solitaire. Et la meilleure partie? Vous ne serez plus lié par des contrats de licence perpétuelle.

Apprenons de 2019 et commençons 2020 avec une planification et une préparation judicieuses. Soyez proactif afin de ne pas vous retrouver à réagir aux circonstances. En ayant un plan stratégique en place, vous aurez un avantage concurrentiel et serez mieux préparé avec de meilleurs outils en place pour l'année à venir.

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Julien