14 Façons dont une petite entreprise peut améliorer sa gestion de projet …

Les petites entreprises se développent souvent de manière chaotique et organique au début. Lorsqu'une tâche doit être terminée, le propriétaire ou le gestionnaire la prend et la fait. Mais à mesure qu'une entreprise grandit, il devient nécessaire d'avoir des processus commerciaux plus importants. Sinon, il devient très difficile de tout gérer efficacement. Voici quelques façons dont une entreprise peut améliorer sa gestion de projet.

1. Commencez avec le bon logicielLe logiciel de gestion de projet n'a pas besoin d'être complexe. Asana, Trello et d'autres plates-formes similaires sont faciles à utiliser et sont accessibles à la fois via un ordinateur et un téléphone. Avec le logiciel de gestion de projet, il devient plus facile de voir les tâches que vous devez effectuer et de sensibiliser tout le monde aux tâches à effectuer.

2. Organisez des réunions régulièresIl n'y a rien de mieux pour toucher la base que les réunions régulières. Une réunion n'a pas besoin d'être longue pour avoir de la valeur. Une réunion debout une fois par semaine mettra au moins tout le monde sur la même longueur d'onde et permettra aux gens d'exprimer leurs préoccupations. Gardez des notes sur chaque réunion et donnez aux gens des actions à réaliser tout au long de la semaine.

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3. Utilisez un babillardPlacez les projets sur un babillard pour savoir ce qui doit être fait. Une planche de «mêlée» modifiée peut être utilisée, de sorte que les projets sont déplacés d'une pile «à faire» vers une pile «terminée». Cela rend beaucoup plus facile pour tout le monde de conceptualiser ce qui doit être fait, plutôt que d'avoir à le suivre par eux-mêmes. Parfois, un babillard physique et tactile fonctionne mieux.

4. Transformez les grands projets en jalonsN'abordez pas un gros projet d'un coup. Au lieu de cela, divisez un grand projet en petits jalons discrets, afin qu'ils se sentent plus accessibles. Cela ne vous aide pas seulement psychologiquement: cela signifie également qu'il est plus facile de voir où quelqu'un se trouve concernant une tâche. Si vous avez juste un énorme projet unique, vous ne savez pas combien de projet a été achevé en un coup d'œil.

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5. Organiser les projets par prioritéIl y aura souvent des choses qui doivent être faites immédiatement, et des choses qui doivent être faites en quelque sorte éventuellement. En décomposant les projets par priorité, vous pouvez vous assurer que les choses les plus critiques soient accomplies. Envisagez un système de feux de stop: ROUGE pour urgent, JAUNE pour important et VERT pour autant que possible. Cela donnera aux employés plus de directives sur ce sur quoi ils devraient travailler en premier.

6. Consolider la communication et l'informationAucun employé ne recherche partout ses données. Conservez les choses dans un lecteur partagé ou un système de gestion de documents et assurez-vous que les employés communiquent entre eux via un tableau de bord consolidé unique. Cela rend moins probable que les employés perdent les informations dont ils ont besoin, tout en améliorant la sécurité (car il n'y a que quelques systèmes à sécuriser).

7. Attribuer les personnes en charge des projetsLes gens font mieux quand des personnes spécifiques sont en charge de projets spécifiques. Non seulement cela renforce le sens de la responsabilité, mais cela garantit que tout le monde sait qui est responsable et à qui demander des mises à jour. Dans une petite entreprise, les gens portent souvent de nombreux chapeaux et les projets sont souvent terminés en comité. Mais ce n'est pas la façon la plus fonctionnelle de faire les choses.

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8. N'ayez pas peur de déléguerLes propriétaires d'entreprise doivent éviter d'essayer de gérer eux-mêmes tous leurs projets. Lorsque cela se produit, un propriétaire d'entreprise est inondé de ses projets et n'est pas en mesure de mener à bien ses projets de manière efficace. Déléguez intelligemment, mais déléguez. Testez les gens au début et voyez s'ils sont capables de s'attaquer à plus.

9. Récompensez ceux qui réussissentC'est idéal pour une petite entreprise d'être remplie de personnes qui peuvent prendre une tâche et l'exécuter. Dans les petites entreprises, chaque employé est comme une famille. Ce sentiment de loyauté peut conduire des employés qui ne sont pas les mieux placés pour le poste à être promus à des postes qu'ils ne réussiront pas bien. Au lieu de cela, gardez une trace des employés qui font de leur mieux et mettez-les dans des postes où ils peuvent prendre des décisions.

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10. Conserver des processus commerciaux écritsLes projets s'effondrent lorsque les gens n'ont pas de base pour travailler. Conserver des processus commerciaux écrits améliorera la cohérence interne de l'entreprise. Cela peut être quelque chose d'aussi simple que de demander aux employés de conserver leurs documents dans un dossier spécifique, mais cela signifie en fin de compte que les employés sont moins susceptibles d'être confus lorsqu'ils effectuent des tâches.

11. Ne soyez pas trop ambitieuxEssayez de fixer des délais réalistes. Lorsque les projets sont précipités, ils finissent mal. Fixez-vous des objectifs raisonnables et récompensez vos employés pour les avoir atteints. Si les employés sentent qu'on leur demande constamment de faire l'impossible, ils ne vont pas saisir l'occasion. Au lieu de cela, ils vont se sentir démoralisés et endormis.

12. Gardez les voies de communication ouvertesEn tant que propriétaire d'entreprise, il est important de rester disponible pour toutes les questions, commentaires et préoccupations. Assurez-vous que les employés savent où vous joindre. Si vous n'avez pas de politique de «porte ouverte» pour les employés qui entrent, assurez-vous qu'ils ont des heures pour entrer et vous parler. Sinon, des problèmes peuvent surgir dont vous n'êtes pas au courant.

13. Suivi des projets prioritairesS'il y a des projets qui sont hautement prioritaires, ne les laissez pas au hasard. Communiquez avec l'employé responsable du projet à intervalles réguliers pour voir s'il y a quelque chose dont il a besoin pour mener à bien le projet. En même temps, ne faites pas de micro-gestion. Il est important de faire confiance à votre employé pour faire le travail, mais d’offrir de l’aide si nécessaire. Si vous craignez que l'employé termine le projet, vous avez peut-être affecté le mauvais employé.

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14. Embaucher un consultant externeSi vous n'êtes tout simplement pas en mesure de gérer tous les projets de votre entreprise, pensez à embaucher quelqu'un de l'extérieur. Un chef de projet ou un spécialiste extérieur peut aider votre entreprise à réaliser des projets ponctuels en dehors de votre timonerie ordinaire. Parfois, travailler avec des spécialistes coûte moins cher à long terme, car vous ne dépensez pas votre temps et vos ressources sur un projet difficile.

La gestion de projet n'est pas facile. Les plus grandes entreprises du monde investissent des millions pour trouver des moyens de rationaliser et d'optimiser leurs processus de gestion de projet. En tant que propriétaire de petite entreprise, il vous est plus facile de prendre de petites tâches et de les terminer rapidement, ou de prendre le contrôle de projets plus importants. Mais au fur et à mesure que vous grandissez, vous aurez besoin de construire des processus d'affaires et de vous entourer d'un personnel de confiance.

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Julien